Nous avons recours à diverses méthodes pour trouver les bons fournisseurs de biens et services pour nos projets. Nous avons listé les plus courantes ci-dessous.
- Demande d’expression d’intérêt
- Demande de renseignements
- Demande de propositions
- Demande de qualification
- Appel d’offres
- Invitation à soumissionner
- Demande de propositions sur invitation
- Répertoire des fournisseurs
Demande d’expression d’intérêt
Une demande d’expression d’intérêt est utilisée pour obtenir plus d’informations sur un bien ou un service particulier.
Il s’agit d’une forme d’étude de marché. Cela nous permet de mieux déterminer la capacité des acteurs du marché à répondre à nos besoins futurs en matière d’approvisionnement.
Elle permet aux répondants de manifester leur intérêt à soumissionner pour un projet de cette nature si l’occasion se présentait.
Il ne s’agit pas d’un instrument juridiquement contraignant ni d’une promesse de contrat.
Demande de renseignements
Une demande de renseignement sert à obtenir plus d’informations sur un bien ou un service afin de mieux définir les exigences avant de passer à la phase de mise en concurrence du processus d’approvisionnement.
Il s’agit d’une forme d’étude de marché. Les réponses obtenues permettent de recueillir des données en vue d’élaborer les solutions dont un ministère pourrait avoir besoin à l’avenir.
C’est une occasion pour les répondants d’examiner et de commenter les exigences énoncées préalablement à un éventuel appel d’offres pour le travail visé.
Il ne s’agit pas d’un instrument juridiquement contraignant ni d’une promesse de contrat.
Demande de propositions
Nous recourons à une demande de propositions dans les circonstances suivantes :
- Nous avons besoin qu’un fournisseur propose une solution à un problème ou une façon de répondre à un besoin ou d’atteindre un objectif;
- D’autres facteurs sont pris en considération en sus du prix.
La demande de propositions décrit :
- le projet;
- les exigences;
- les renseignements que les répondants doivent fournir au gouvernement;
- la façon dont la proposition doit être présentée.
Elle énonce également les critères qui serviront à évaluer les propositions, tels que :
- l’expérience;
- les compétences;
- l’expertise.
Certains critères sont plus importants que d’autres et sont pondérés ou notés en conséquence. Par exemple :
- la méthode proposée peut valoir 25 %;
- et l’expérience, 10 %.
La proposition doit démontrer dans quelle mesure vous pouvez :
- répondre aux exigences;
- satisfaire aux critères.
Nous demandons souvent une proposition de méthodologie et de prix.
Le contrat est accordé au fournisseur dont la proposition :
- répond aux exigences;
- remplit les critères;
- offre la valeur globale la plus élevée.
Demande de qualification
Une demande de qualification sert à constituer une liste de fournisseurs préqualifiés invités à soumissionner sur de futurs appels d’offres. Les soumissions sont évaluées en fonction de critères d’évaluation.
Vous devez décrire vos compétences, votre expérience et vos qualifications professionnelles.
Si votre dossier est retenu, vous serez invité à soumissionner :
- soit à la prochaine étape du processus d’approvisionnement;
- soit lorsqu’un projet pour lequel vous êtes qualifié se présente.
Une demande de qualification peut constituer la première étape d’un processus d’approvisionnement, mais il ne s’agit pas d’un instrument juridiquement contraignant ni d’une promesse de contrat.
Appel d’offres
Nous avons recours à un appel d’offres pour trouver les fournisseurs de biens et de services. Ils sont surtout utilisés pour les services liés à des projets de construction.
Un appel d’offres contient :
- une description des travaux à exécuter;
- une invitation à fournir un prix pour chacune des composantes du travail.
Il s’agit d’un processus axé sur le prix. Le contrat est attribué au fournisseur dont l’offre :
- est la plus avantageuse sur le plan monétaire;
- est acceptable sur le plan technique.
Invitation à soumissionner
L’invitation à soumissionner est utilisée pour les approvisionnements simples et à faible risque, pour lesquels seul le prix compte, soit :
- l’achat de biens d’une valeur ne dépassant pas 30 300 $;
- l’achat de services d’une valeur maximale de 121 200 $.
Les invitations à soumissionner ne sont pas annoncées publiquement. On invite directement au moins 2 fournisseurs à soumissionner. N’importe quel fournisseur peut demander à :
- recevoir les documents d’appel d’offres;
- participer au processus de soumission.
Les exigences sont décrites dans le formulaire à remplir.
Le contrat est accordé au fournisseur dont la soumission est :
- la moins élevée au total;
- conforme aux exigences;
- acceptable sur le plan technique.
Demande de propositions sur invitation
Les demandes de propositions sur invitation sont réservées pour des approvisionnements simples et à faible risque :
- visant des services ou des projets de construction d’une valeur maximale de 121 200 $;
- pour lesquels le prix n’est pas le seul facteur pris en considération.
Ces demandes ne font pas l’objet d’une annonce publique. Au moins 2 fournisseurs sont invités directement à soumissionner.
N’importe quel fournisseur peut demander à :
- recevoir les documents d’appel d’offres;
- participer au processus de soumission.
Le contrat est accordé au fournisseur dont la proposition :
- répond aux exigences;
- remplit les critères;
- offre la valeur globale la plus élevée.
Répertoire des fournisseurs
Nous tenons à jour un répertoire des particuliers et des entreprises qui désirent faire affaire avec le gouvernement, notamment :
- les entrepreneurs;
- les fournisseurs de services et de biens;
- les consultants.
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